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GMBH – TRANSPARENZPFLICHTEN

Inhaltsverzeichnis 
A. Vorbemerkung
B. Transparenz im Gesellschaftsrecht
C. Transparenz mittels Transparenzregister
I.  Das Transparenzregister
II.  Der wirtschaftlich Berechtigte
III.  Die Transparenzpflichten der GmbH
IV.  Mitteilungspflichten von wirtschaftlich Berechtigten und Anteilseignern
V.  Registrierung der GmbH beim Transparenzregister
VI.  Mitteilungen der GmbH an das Transparenzregister
1. Art der Mitteilung
2. Berichtigung
3. Gültigkeitsdatum
4. Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort
5. Alle Staatsangehörigkeiten
6. Art des wirtschaftlichen Interesses
a) Kapitalanteile oder Stimmrechte
b) Kontrolle auf sonstige Weise
c) Gesetzliche Vertreter als fiktive wirtschaftliche Berechtigte
7. Umfang des wirtschaftlichen Interesses
D. Einsichtnahme in das Transparenzregister
E. Unstimmigkeitsmeldungen
F. Gebühren
G. Ordnungswidrigkeiten

A. Vorbemerkung

Im Mittelpunkt dieses Beitrags steht das Transparenzregister, geregelt in §§ 18 bis 26a des Geldwäschegesetzes (GwG) vom 23. Juni 2017. Das Transparenzregister wird dabei nicht umfassend behandelt, hier geht es vielmehr nur um Themen, die für die Geschäftsführer und Gesellschafter einer GmbH unmittelbar von Bedeutung sind. Für nichtbörsennotierte Aktiengesellschaften und eingetragene Personengesellschaften (OHG, KG einschließlich GmbH & Co. KG, Partnerschaftsgesellschaft und eingetragene GbR) gelten die nachfolgenden Ausführungen entsprechend.

Vorab: Die für die praktische Arbeit besonders bedeutsamen Mitteilungspflichten der GmbH und ihre Handhabung gegenüber dem Transparenzregister sind in Abschn. C., VI.) erläutert.

Das Geldwäschegesetz vom 23. Juni 2017 diente der Umsetzung von Bestimmungen der Vierten EU-Geldwäscherichtlinie (RL (EU) 2015/849 v. 20. Mai 2015), unter anderem zur Errichtung nationaler Register, mit welchen die wirtschaftlichen Eigentümer von eingetragenen Gesellschaften oder sonstigen juristischen Personen identifizierbar gemacht werden.

Im Zuge der Umsetzung der Richtlinie wurde das bis dahin geltende, auf das Jahr 1993 zurückgehende Geldwäschegesetz durch ein neu gefasstes Geldwäschegesetz abgelöst. Dabei wurde die rechtliche Grundlage für die erstmalige Einrichtung eines zentralen elektronischen Registers geschaffen, mit dem bestimmte Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten insbesondere von eingetragenen Gesellschaften und sonstigen juristischen Personen erfasst und zugänglich gemacht werden. Laut Gesetzesbegründung soll diese Erhöhung der Transparenz dazu beitragen, den Missbrauch dieser Vereinigungen zum Zwecke der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Sie bezog sich dazu auf Studien und empirische Untersuchungen beispielsweise der Weltbank und der Vereinten Nationen, die gezeigt haben, dass intransparente Gesellschaftsstrukturen genutzt werden, um die Erlöse von Straftaten zu verschleiern und in den Wirtschafts- und Finanzkreislauf einzuspeisen; ein Transparenzregister könne dazu beitragen, dem entgegenzuwirken (Bundestags-Drucksache 18/11555, S. 125). Aus heutiger Sicht, sieben Jahre später, erscheint es denkbar, dass das Transparenzregister einen solchen Beitrag leisten kann, doch sind Daten und Zahlen über ein erfolgreiches „Entgegenwirken“ nicht bekannt.

Während in der EU-Richtlinie sprachlich neutral von einem „zentralen Register“ die Rede ist, verwendet der deutsche Gesetzgeber ausschließlich den Begriff Transparenzregister, und für den in der Richtlinie adressierten „wirtschaftlichen Eigentümer“ hat er den Begriff wirtschaftlich Berechtigter geprägt.

Die bei Inkrafttreten des Gesetzes bereits bestehenden Gesellschaften waren verpflichtet, die nach dem neuen Recht erforderlichen Mitteilungen an das Register bis zum 1. Oktober 2017 vorzunehmen.  Anfangs und bis zum 31. Juli 2021 kam den Mitteilungspflichtigen die sog. Mitteilungsfiktion gem. § 20 Abs. 2 a. F. GwG zugute. Diese besagte, dass die Pflicht zur Mitteilung des wirtschaftlich Berechtigten mit Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und Staatsangehörigkeit, stets als erfüllt galt bei bestimmten in einem öffentlichen Register eingetragenen Gesellschaften. Das betraf vor allem auch die GmbH, deren Gesellschafter und der Umfang ihrer jeweiligen Beteiligung aus der im Handelsregister aufgenommenen Liste der Gesellschafter (§ 40 GmbHG) für jedermann ersichtlich sind. Ausdrücklicher Zweck der Mitteilungsfiktion war nach der Begründung des Geldwäschegesetzes 2017, in „hunderttausenden von Fällen Doppelmeldungen“ zu vermeiden (Bundestagsdrucksache 18/11555, S. 128).

Diese leicht nachzuvollziehende Erwägung ist bei dem Gesetzgeber offenbar bald in Vergessenheit geraten, denn schon zum 1. August 2021 wurde die Mitteilungsfiktion abgeschafft mit der Begründung, dass eine effizientere Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten durch die Einsichtnehmer sowie eine leichtere Vernetzung der europäischen Transparenzregister untereinander ermöglicht werden soll (Bundestagsdrucksache 19/28164, S. 29). Das bedeutet in der Praxis, dass zwar den Einsichtnehmern eine von ihnen anzustellende Recherche in der Weise erleichtert wird, dass sie nicht zusätzlich auch noch ins Unternehmensregister schauen müssen, dass aber auf der anderen Seite eine erhebliche bürokratische Mehrbelastung für „hunderttausende“ von Unternehmen eintritt. Statt des generell erwünschten Bürokratieabbaus wurde eine bürokratische Mehrbelastung geschaffen.

B. Transparenz im Gesellschaftsrecht

Die Schaffung von Transparenz bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist kein neues Anliegen des Gesetzgebers. Schon die Erstfassung des GmbH-Gesetzes von 1892 enthielt die Verpflichtung zur Einreichung einer Gesellschafterliste zum Handelsregister. Aus den von jedermann einsehbaren Registerakten sollte hervorgehen, wer mit welchem Stammanteil Gesellschafter der GmbH ist. Zweck der Regelung war der Schutz der Gesellschaftsgläubiger, die ein legitimes Interesse an zutreffender Information über den aktuellen Gesellschafterbestand haben.

Mit der Neufassung des § 40 GmbHG durch das Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG) vom 23. Oktober 2008 verfolgte der Gesetzgeber das Ziel, den Gesellschafterkreis für Außenstehende aussagekräftiger als bisher darzustellen. Dazu wurde der Inhalt der Gesellschafterliste erweitert und die Einreichungspflicht auf den beurkundenden Notar erstreckt. Zur stark wachsenden praktischen Bedeutung der Gesellschafterliste trug bei, dass die Gesellschafterliste seit dieser Zeit von jedermann auch online eingesehen werden kann. Bei der Einführung des Transparenzregisters wurde die Vorschrift des § 40 GmbHG erneut geändert und der Inhalt der Gesellschafterliste um weitere Angaben erweitert.

Exkurs: Bei der Aktiengesellschaft gibt es eine der Bestimmung des § 40 GmbHG entsprechende Regelung nicht. Das Aktienregister (§ 67 AktG) ist nur gesellschaftsintern von Bedeutung und für Außenstehende nicht einsehbar. Durch die Mitteilungspflichten gem. §§ 20 und 21 AktG werden Konzernverbindungen publik gemacht, durch § 42 AktG das Bestehen einer Einpersonen-Gesellschaft. Börsennotierte Gesellschaften sind zur Veröffentlichung verpflichtet, wenn ein Aktionär mit seiner Beteiligung an der Gesellschaft bestimmte Schwellenwerte überschreitet, gestaffelt nach dem Beteiligungsumfang, beginnend ab 3 % (§§ 40, 33 WpHG).

Schließlich ist darauf hinzuweisen, dass zur Transparenz einer jeden Gesellschaft auch die handelsrechtliche Pflicht zur Offenlegung insbesondere des aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang bestehenden Jahresabschlusses und ggf. des Lageberichts beiträgt (§ 325 HGB). Die Offenlegung erfolgt durch Einstellung in das für jedermann online einsehbare Unternehmensregister, wo aus dem Anhang die anderen Unternehmen ersichtlich sind, an denen die offenlegende Gesellschaft eine Beteiligung von mindestens 20 % innehat, sowie bestimmte Angaben zu diesen Unternehmen (§ 285 Nr. 11 HGB).

Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) vom 27. April 1998 diente vor allem der Erhöhung der Transparenz, der Verstärkung der Kontrolle durch Aufsichtsrat und Hauptversammlung und der Verbesserung der Qualität der Abschlussprüfung. Dem lag die Feststellung der Bundesregierung zu Grunde, dass bei den Unternehmen eine stärkere Orientierung an einer langfristigen Wertsteigerung für die Anteilseigner zu erkennen sei, weshalb eine intensivere Kommunikation der Unternehmensleitung mit den Aktionären und den Marktteilnehmern über Unternehmenspolitik und -entwicklung sowie mehr Transparenz und Publizität in allen Bereichen erforderlich sei (Bundestagsdrucksache 13/9712, S. 11). Das Gesetz zielte erkennbar unmittelbar auf die Stärkung der Aktionäre im Unternehmen und indirekt auf die Steigerung der Anziehungskraft des deutschen Kapitalmarkts. Um die Transparenz und Publizität der Beteiligungsverhältnisse an dem Unternehmen selbst hingegen ging es dem Gesetzgeber des KonTraG nicht, es wurde auch keine einzige dahingehende gesetzliche Regelung getroffen.

Das Wort „Transparenz“ als Bestandteil des im Jahre 2017 vom nationalen Gesetzgeber neugeschaffenen Begriffs Transparenzregister hat daher eine andere inhaltliche Bedeutung als der von dem Gesetzgeber des KonTraG einige Jahre zuvor verwandte Begriff Transparenz; die Gesetzesbegründung des Geldwäschegesetzes geht nicht darauf ein, dass der Begriff Transparenz deshalb fortan im deutschen Unternehmensrecht kein eindeutiger Gesetzesbegriff mehr ist. Diese Entwicklung wird nicht durch die EU-Richtlinie gerechtfertigt, denn dort wird der Begriff Transparenzregister kein einziges Mal gebraucht.

C. Transparenz mittels Transparenzregister

Während die Vorschrift des § 40 GmbHG den Schutz der Gläubiger der Gesellschaft bezweckt, soll das Transparenzregister nach der Gesetzesbegründung die natürlichen Personen erkennen lassen, die die Kontrolle über die Gesellschaft ausüben. Auf diese Weise soll der Missbrauch gesellschaftsrechtlicher Gestaltungsmöglichkeiten zum Zweck der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verhindert werden.

Den für das Transparenzregister in die Pflicht genommenen Gesellschaften erwächst daraus eine bedeutende bürokratische Mehrbelastung, und ihnen und auch dem Staat entstehen dadurch erhebliche Kosten. Ob und wie weit diesen Belastungen nennenswerte Auswirkungen auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gegenüberstehen, ist derzeit nicht bekannt.

I. Das Transparenzregister

Das Transparenzregister dient der Erfassung und Zugänglichmachung von Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten von juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften, das umfasst sowohl die GmbH als auch die GmbH & Co. KG, ferner von Trusts und ihnen ähnlichen Rechtsgestaltungen. Zum einen werden die dem Register gem. §§ 20 bis 21 GwG gemeldeten Daten gesammelt und aufbereitet, zum anderen dient das Register den zur Einsichtnahme berechtigten Personen und staatlichen Stellen (§ 23 GwG) als Informationsquelle. Aus dem Transparenzregister sind die für eine bestimmte GmbH erfolgten Eintragungen (§ 22 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 GwG) unmittelbar ersichtlich, zum anderen dient es als Vernetzungsplattform zu Datenbeständen in anderen Registern, insbesondere im Handelsregister (§ 22 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 bis 8 GwG).

Die elektronische Führung des Transparenzregisters ist eine hoheitliche Aufgabe des Bundes, der sie dem Bundesanzeiger Verlag als beliehenem Unternehmer übertragen hat, wie früher auch schon die Führung des Unternehmensregisters (§§ 8b, 9a HGB). Das Bundesverwaltungsamt übt die Rechts- und Fachaufsicht über den Bundesanzeiger Verlag aus und ist zugleich die sachlich zuständige Verwaltungsbehörde für Bußgeldverfahren bei Ordnungswidrigkeiten mit Bezug auf das Transparenzregister.

II. Der wirtschaftlich Berechtigte

Zentraler Bezugspunkt des Transparenzregisters ist der wirtschaftlich Berechtigte, auf den auch die anderweitigen Bestimmungen des Geldwäschegesetzes zielen. In diesem Beitrag werden nicht umfassend die gesetzlichen Bestimmungen zu Personen behandelt, die wirtschaftlich Berechtigte gem. § 3 GwG sein können, sondern nur die Gesetzesvorschriften, die für wirtschaftlich Berechtigte bei einer GmbH gelten. Der Umfang der im Transparenzregister zu erfassenden Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten ergibt sich aus § 19 GwG. Wirtschaftlich Berechtigter einer GmbH ist nach § 3 Abs. 2 GwG jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar

–    mehr als 25 % der Geschäftsanteile hält oder
–    mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder
–    auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss i. S. d. § 290 HGB ausüben kann (§ 3 Abs. 2 GwG). Eine GmbH kann mehrere wirtschaftliche Berechtigte haben, und die Summe des Umfangs ihrer wirtschaftlichen Interessen kann über 100 % liegen.

Verstirbt ein wirtschaftlich Berechtigter und gehen seine Geschäftsanteile an eine Erbengemeinschaft über, so sind alle Miterben als wirtschaftlich Berechtigte mit jeweils 100 % der gemeinschaftlich ererbten Geschäftsanteile anzumelden (FAQ, Teil 1, A., I., Nr. 5).

Zu „FAQ“ siehe nachfolgend zu III.) a. E.

III. Die Transparenzpflichten der GmbH

Als „Transparenzpflichten“ bezeichnet § 20 GwG die Verpflichtung, zu den wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft bestimmte Angaben

–    einzuholen,
–    aufzubewahren,
–    auf aktuellem Stand zu halten und
–    dem Transparenzregister mitzuteilen.

Mitzuteilen sind dem Transparenzregister zu den wirtschaftlich Berechtigten unverzüglich

–    Vor- und Nachname,
–    Geburtsdatum,
–    Wohnort,
–    Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
–    alle Staatsangehörigkeiten (§ 19 Abs. 1 GwG).

Die Transparenzpflichten treffen jede eingetragene Gesellschaft mit Satzungssitz in Deutschland und daher auch eine GmbH mit Verwaltungssitz im Ausland (FAQ, Teil 1, A., I., Nr. 2). Sie gelten bereits bei einer neugegründeten und noch nicht in das Handelsregister eingetragenen GmbH, sofern diese ihre Geschäftstätigkeit bereits aufgenommen hat und die Anmeldung nicht binnen drei Monaten erfolgt ist (FAQ, Teil 1, A., I., Nr. 7). Sie enden nicht bei der Auflösung der Gesellschaft, sondern erst bei der Löschung (FAQ, Teil 1, A., I., Nr.  8).

Nach der Gesetzesbegründung handelt es sich bei den Transparenzpflichten um Compliance-Pflichten, die zur Ergreifung geeigneter interner Organisationsmaßnahmen zur Beachtung der gesetzlichen Pflichten verpflichten, wobei die Geschäftsführer die Aufgabe haben, solche Organisationsmaßnahmen zu etablieren, insbesondere ein effektives internes Überwachungs- und Meldewesen. Die Maßnahmen müssen sicherstellen, dass die eingeholten Informationen umgehend archiviert und dem Transparenzregister mitgeteilt werden (Bundestagsdrucksache 18/11555, S. 127). Den Geschäftsführern ist dringend zu raten, für die Dokumentation der von ihnen getroffenen Maßnahmen zu sorgen.  Das umfasst die Dokumentation der Maßnahmen und die Aufbewahrung der Leitlinien der Gesellschaft zur Abgrenzung von Verantwortungsbereichen und Berichtswegen sowie die Dokumentation der regelmäßigen Überprüfung der organisatorischen Maßnahmen und gegebenenfalls der aus diesen Überprüfungen gezogenen Konsequenzen.

Die Mitteilungspflicht ist diejenige Transparenzpflicht, deren Handhabung die meisten Schwierigkeiten für die Gesetzesadressaten mit sich bringt. Das dürfte im Wesentlichen daran liegen, dass die Mitteilung zwingend unter Verwendung des auf der Internetseite des Transparenzregisters www.transparenzregister.de zur Verfügung gestellten Formulars elektronisch übermittelt werden muss.

Das Bundesverwaltungsamt veröffentlicht regelmäßig aktualisierte Fragen und Antworten („FAQ“) zu praxisrelevanten Auslegungsfragen betreffend das Transparenzregister auf seiner Homepage www.bva.bund.de (letzter Stand: 5. Mai 2023), einsehbar über den Link:

https://www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Aufgaben/ZMV/Transparenzregister/Transparenzregister_FAQ.html?nn=228278.

Die mitteilungspflichtigen Gesellschaften haben allerdings zu beachten, dass das Bundesverwaltungsamt in diesen Verlautbarungen schwankende Auffassungen vertritt, zum Beispiel zur Frage der für eine mittelbare wirtschaftliche Berechtigung erforderlichen Beteiligungsquote (siehe im einzelnen Reuter in Beck-online Großkommentar, Gesamtherausgeber Henssler, Rn. 59 zu § 3 GwG).

IV. Mitteilungspflichten von wirtschaftlich Berechtigten und Anteilseignern

Wirtschaftlich Berechtigte einer GmbH haben der Gesellschaft die zur Erfüllung der Transparenzpflichten notwendigen Angaben und jegliche Änderungen unverzüglich mitzuteilen. Die gleiche Pflicht trifft Gesellschafter, die wirtschaftlich Berechtigte sind oder die von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden (§ 20 Abs. 3 GwG). In der Regel machen die Gesellschafter oder sonst wirtschaftlich Berechtigten von sich aus unverzüglich Mitteilung, zumal die gesetzliche Mitteilungspflicht bußgeldbewehrt ist (§ 56 Abs. 1 S. 1 Nr. 58 GwG).

Hat die Gesellschaft bei Gründung oder später eintretenden Veränderungen keine Angaben der wirtschaftlich Berechtigten erhalten, so müssen die Geschäftsführer von den Gesellschaftern in angemessenem Umfang Auskunft zu den wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft verlangen; die Gesellschafter haben das Auskunftsersuchen innerhalb angemessener Zeit zu beantworten (§ 20 Abs. 3a GwG).

Der Auskunftsanpruch der Geschäftsführer gem. Abs. 3a wird ergänzt durch die Pflicht des Gesellschafters, der Gesellschaft unaufgefordert eine Mitteilung zu machen, wenn er zu der Erkenntnis gelangt, dass sich der wirtschaftlich Berechtigte geändert hat (§ 20 Abs. 3b GwG).

V. Registrierung der GmbH beim Transparenzregister

Die Erfüllung der Mitteilungspflicht gem. § 20 Abs. 1 S. 1 GwG setzt die Registrierung der Gesellschaft beim Transparenzregister voraus. Einzelheiten zum Registrierungsverfahren finden sich in der Transparenzregisterdatenübermittlungsverordung (TrDüV). Das Transparenzregister stellt auf seiner Homepage www.transparenzregister.de dem Nutzer zur Erleichterung der Registrierung einen Download zu „Technische Fragen und Antworten zu den Eintragungen im Transparenzregister“ (Aktueller Stand: Januar 2024) zur Verfügung, einsehbar über den Link:

ttps://www.transparenzregister.de/treg/de/Technische_Fragen_und_Antworten_zu_den_Eintragungen_im_Transparenzregister.pdf.

Unabhängig davon ist allen Verpflichteten i. S. von § 2 des Geldwäschegesetzes zu empfehlen, ihre Registrierung beim Transparenzregister herbeizuführen, schon um die ihnen obliegenden allgemeinen Sorgfaltspflichten gem. § 10 Abs. 1 GwG erfüllen zu können. Zu den Sorgfaltspflichten gehört insbesondere die Identifizierung des Vertragspartners (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG), wozu dieser um zweckdienliche Angaben und die Vorlage von Unterlagen zu bitten ist, und dass ergänzend Einsicht in das Transparenzregister genommen wird (§ 23 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 GwG); die Einsichtnahme setzt die vorherige Online-Registrierung voraus (§ 23 Abs. 4 GwG). Ohne Registrierung kann auch die rechtliche Verpflichtung zur Abgabe einer Unstimmigkeitsmeldung, die „unverzüglich“ zwingend online erfolgen muss, nicht erfüllt werden (§ 23a Abs. 2 GwG).

VI. Mitteilungen der GmbH an das Transparenzregister

Nach Abschluss der Registrierung (dazu vorstehend C., V.) kann die GmbH ihrer Mitteilungspflicht aus § 20 Abs. 1 S. 1 GwG nachkommen und die erforderlichen Angaben zu ihren wirtschaftlichen Berechtigten online in dem Formular des Transparenzregisters eingeben. Anzugeben sind insbesondere:

1. Art der Mitteilung

Bei einer neuen Gesellschaft oder bei der Mitteilung von Änderungen ist als „Art der Mitteilung“ anzugeben: „Neue/aktualisierte Mitteilung wirtschaftlich Berechtigter“.

Zu unterscheiden ist zwischen der hier angesprochenen Aktualisierung einer bislang richtigen und vollständigen Eintragung einerseits und der nachfolgend in Ziff. 2) behandelten Berichtigung einer von Anfang an falschen oder unvollständigen Eintragung andererseits.

Bei der Änderung von bislang zutreffenden Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten (§ 19 GwG), etwa zu Namen oder Wohnort oder bei einer Geschäftsanteilsübertragung, wird eine neue/weitere Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten erforderlich, die dem Transparenzregister unverzüglich im Rahmen eines Folgeauftrags zu übermitteln ist (FAQ, Teil 1, C., Nr. 2).

2. Berichtigung

War eine bereits bestehende Eintragung von Anfang an falsch oder unvollständig, so bedarf es einer Berichtigung der Eintragung durch die Gesellschaft im Wege eines Berichtigungsauftrags an das Transparenzregister (FAQ, Teil 1, C., Nr. 14).

3. Gültigkeitsdatum

Bei einer neu gegründeten GmbH ist der Tag der Beurkundung des Gesellschaftsvertrags anzugeben. Bei einem Folgeauftrag wegen eingetretener Veränderungen bei einer bereits im Transparenzregister eingetragenen GmbH ist der Tag anzugeben, an dem die Veränderung tatsächlich eingetreten ist, z. B. der Tag der Eheschließung bei einer Namensänderung oder der Tag des Wirksamwerdens der Abtretung eines Geschäftsanteils (FAQ, Teil 1, C., Nr. 13).

4. Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort (§ 19 Abs. 1 Nr. 1 – 3 GwG) 

Anzugeben sind sämtliche im jeweiligen amtlichen Ausweisdokument ausgewiesenen Vor- und Nachnamen sowie der Wohnort. Als Wohnort ist bei Bestehen mehrerer Wohnsitze nur der Hauptwohnsitz anzugeben. Ändert sich dieser, so löst das keine Berichtigung, sondern einen Folgeauftrag aus (FAQ, Teil 1, C., Nr. 9 u. 8).

5. Alle Staatsangehörigkeiten

Dem Transparenzregister mitzuteilen sind sämtliche Staatsangehörigkeiten des wirtschaftlich Berechtigten und nicht bloß eine von mehreren (FAQ, Teil 1, C., Nr. 7).

6. Art des wirtschaftlichen Interesses  

Dem Transparenzregister sind „Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses“ mitzuteilen (§ 20 Abs. 1 S. 1 GwG i. V. m. § 19 Abs. 1 Nr. 4 GwG). Folgende Arten des wirtschaftlichen Interesses kommen bei einer GmbH in Betracht (§ 19 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GwG), die sich danach unterscheiden, ob der wirtschaftlich Berechtigte

a)    an der GmbH selbst Kapitalanteile oder Stimmrechte innehat (§ 3 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 u. 2 GwG),
b)    Kontrolle auf sonstige Weise ausübt (§ 3 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 GwG) oder
c)    gesetzlicher Vertreter ist (§ 3 Abs. 2 S. 5 GwG).

Vom Transparenzregister wird in diesem Zusammenhang der „Typ des wirtschaftlich Berechtigten“ abgefragt; dieser Begriff wird vom Geldwäschegesetz nicht verwendet und ist frei erfunden. Gemeint ist die Unterscheidung zwischen dem „tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten“ gem. lit. a) und lit. b) einerseits und dem „fiktiven wirtschaftlich Berechtigten“ gem. lit. c) andererseits, s. FAQ, Teil 2, A., I. und VIII.

Das Meldeformular auf der Homepage des Transparenzregisters weist für die Angabe der „Art des wirtschaftlichen Interesses“ ein eigenes Eingabefeld mit vorgegebenen Antworten für den tatsächlichen bzw. fiktiven wirtschaftlich Berechtigten auf, in welchem eine Zuordnung vorzunehmen ist.

zu a) Kapitalanteile oder Stimmrechte

Diese Bestimmung gilt gleichermaßen für unmittelbare wie für mittelbare Beteiligungen (§ 3 Abs. 2 S. 1 GwG).

aa) Unmittelbare Beteiligung

Bei unmittelbarer Beteiligung einer natürlichen Person an der GmbH selbst und damit in den allermeisten GmbH-Fällen ist anzugeben, dass der wirtschaftlich Berechtigte eine Beteiligung an der Vereinigung selbst innehat; sodann wird differenziert, ob das gesetzlich relevante wirtschaftliche Interesse auf dem Innehaben von Kapitalanteilen (das ist zumeist der Fall) oder dem von Stimmrechten beruht.

Das Meldeformular des Transparenzregisters gibt für den ersten Fall die Formulierung „Beteiligung an der Vereinigung selbst, insbesondere der Höhe der Kapitalanteile (§ 19 Abs. 3 Nr. 1a GwG)“ vor, für den zweiten Fall „Beteiligung an der Vereinigung selbst, insbesondere der Stimmrechte (§ 19 Abs. 3 Nr. 1a GwG)“, siehe FAQ, Teil 2, A., I.

bb) Mittelbare Beteiligung

Bei mittelbarer Beteiligung an der GmbH über mehrstufige Beteiligungsverhältnisse sind die Angaben ebenfalls an dieser Stelle zu machen, nicht etwa bei der Fallgruppe „Kontrolle auf sonstige Weise“. Eine mittelbare Beteiligung besteht insbesondere dann, wenn Anteile an der GmbH von einer Gesellschaft gehalten werden, welche von einer natürlichen Person kontrolliert wird (§ 3 Abs. 2 S. 2 GwG). Ist die natürliche Person, die die Kontrolle über die Zwischengesellschaft ausübt, an dieser nicht zu 100 % beteiligt, so werden ihr die der Zwischengesellschaft gehörenden Anteile dennoch voll und nicht bloß entsprechend ihrer Beteiligungsquote bei der Zwischengesellschaft zugerechnet. Das gilt entsprechend bei mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen, wenn mehrere Zwischengesellschaften zwischen der natürlichen Person und GmbH zwischengeschaltet sind (FAQ, Teil 1, B., I., Nr. 6 und III.).

Zu einer mittelbaren Kontrolle können auch Treuhandbeteiligungen führen. Werden mehr als 25 % der Geschäftsanteile oder der Stimmrechte einer GmbH treuhänderisch gehalten, so sind beide Parteien des Treuhandvertrags wirtschaftliche Berechtigte, der Treuhänder unmittelbar und der Treugeber mittelbar (FAQ, Teil 1, B., II., Nr. 2). In dem Meldeformular des Transparenzregisters ist bei der Mitteilung des Treugebers und des Treuhänders als wirtschaftlich Berechtigte in beiden Fällen gleichermaßen „Beteiligung an der Vereinigung selbst, insbesondere der Höhe der Kapitalanteile“ anzugeben (FAQ, Teil 2, A., VI).

zu b) Kontrolle auf sonstige Weise

Eine Zuordnung zum Tatbestand der Kontrolle auf sonstige Weise kann insbesondere auf einer Stimmbindungsvereinbarung mit der Verpflichtung zur einheitlichen Ausübung des Stimmrechts beruhen. Derartige Stimmrechtsvereinbarungen sind in der unternehmerischen Praxis von großer Bedeutung, auch aus steuerlichen Gründen (s. § 13b Abs. 1 Nr. 3 S. 2 ErbStG). Halten die Beteiligten der Stimmrechtsvereinbarung zusammen mehr als 25 % der Stimmrechte, so ist ein Gesellschafter, der gegenüber den anderen Beteiligten der Stimmrechtsvereinbarung seine eigenen Interessen durchsetzen kann, als wirtschaftlich Berechtigter zu behandeln (FAQ, Teil 1, B., II., Nr. 1).

Zugrunde liegen kann z. B. auch die Vereinbarung einer Sperrminorität, eines Vetorechts oder von Entsende- oder Benennungsrechten (FAQ, Teil 1, B., II., Nr. 3). Bei der Mitteilung an das Transparenzregister ist konkret anzugeben, woraus die Kontrolle folgt (FAQ, Teil 2, A., V.). In dem Meldeformular des Transparenzregisters ist in derartigen Fällen als „Art“ des wirtschaftlichen Interesses anzugeben: „Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (§ 19 Abs. 3 Nr. 1b GWG)“ und als „Umfang“ z. B. „Stimmbindungsvereinbarung für sämtliche Gesellschafterbeschlüsse“ oder „Vetorecht gegen sämtliche Gesellschafterbeschlüsse“.

zu c) Gesetzliche Vertreter als fiktive wirtschaftlich Berechtigte

Die Geschäftsführer sind verpflichtet, Nachforschungen zur Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter der Gesellschaft durchzuführen und zu dokumentieren (FAQ, Teil 1, B., I., Nr. 4). Die Nachforschungen können zum einen ergeben, dass keine natürliche Person die Voraussetzungen eines wirtschaftlich Berechtigten erfüllt, zum Beispiel bei einer GmbH, an der vier Gesellschafter mit je 25 % beteiligt sind und diese der nach dem Ergebnis der angestellten Ermittlungen keine Absprachen über die Ausübung von Kontrolle getroffen haben (FAQ, Teil 1, B., I., Nr. 1).

Die Nachforschungen können zum anderen zu dem Ergebnis führen, dass trotz Durchführung umfassender Prüfungen die Ermittlung eines wirtschaftlich Berechtigten nicht möglich war (FAQ, wie vor). In diesem Fall gelten sämtliche Geschäftsführer der GmbH selbst als wirtschaftlich Berechtigte (sog. fiktive wirtschaftlich Berechtigte gem. § 3 Abs. 2 S. 5 GwG) und sind mit dem Formular des Transparenzregisters anzumelden. Bei „Typ des wirtschaftlich Berechtigten“ ist „Fiktiver wirtschaftlich Berechtigter“ einzusetzen, bei „Art des wirtschaftlichen Interesses“ ist anzugeben „Funktion des gesetzlichen Vertreters, geschäftsführenden Gesellschafters oder Partners (§ 19 Abs. 3 Nr. 1c GwG)“; s. FAQ, Teil 2, A., VIII. In diesen Fällen muss zusätzlich angegeben werden, ob ermittelt wurde, dass keine natürliche Person die Voraussetzungen eines wirtschaftlich Berechtigten erfüllt, oder ob die Ermittlung eines wirtschaftlich Berechtigten nach  Durchführung umfassender Prüfungen nicht möglich war (§ 19 Abs. 3 S. 2 GwG; FAQ, Teil 1, B., I., Nr. 2).

7. Umfang des wirtschaftlichen Interesses

Mitzuteilen ist auch der Umfang des wirtschaftlichen Interesses. Ein entsprechendes Eingabefeld ist in der Eingabemaske auf der Homepage des Transparenzregisters enthalten.

Hat bei einer GmbH der wirtschaftlich Berechtigte unmittelbar an der GmbH selbst Kapitalanteile oder Stimmrechte inne (§ 19 Abs. 3 S. 1 Nr. 1a GwG), so ist die Höhe der Kapitalanteile oder Stimmrechte in Prozent mit zwei Nachkommastellen anzugeben (FAQ, Teil 1, B., Nr. 11, 12).

Hält der wirtschaftlich Berechtigte eine mittelbare Beteiligung an einer GmbH über eine Zwischengesellschaft, so gilt das entsprechend. Bei der Angabe des Umfangs ist die Quote der Beteiligung maßgebend, mit der die Zwischengesellschaft an der GmbH beteiligt ist, sofern die natürliche Person an dieser Zwischengesellschaft die Mehrheit innehat. Ist die mehrheitsbeteiligte natürliche Person zu weniger als 100 % an der Zwischengesellschaft beteiligt, darf ihre Beteiligungsquote an der GmbH nicht entsprechend ihrer Beteiligungsquote bei der Zwischengesellschaft heruntergerechnet werden (FAQ, Teil 1, B., III., Nr. 1; Teil 2, B., I).

Zu berücksichtigen ist, dass bei einer GmbH die Höhe der Kapitalanteile und der Stimmrechte auseinanderfallen können. Zur Verdeutlichung der Auswirkungen wird hier das Beispiel einer GmbH mit zwei Gesellschaftern dargestellt, von denen einer mit Geschäftsanteilen im Nennwert von 90.000 € an dem Stammkapital von 100.000 € beteiligt ist. Der andere ist mit 10.000 € beteiligt, hat aber ein 30faches Stimmrecht für alle seine Geschäftsanteile. Der eine Gesellschafter ist anzumelden als wirtschaftlich Berechtigter mit einer „Beteiligung an der Vereinigung selbst, insbesondere Höhe der Kapitalanteile (§ 19 Abs. 3 Nr. 1a GwG)“, und mit einem „Umfang des wirtschaftlichen Interesses“ von 90 %. Der andere Gesellschafter wird angemeldet als wirtschaftlich Berechtigter mit einer „Beteiligung an der Vereinigung selbst, insbesondere der Stimmrechte“, und mit einem „Umfang des wirtschaftlichen Interesses“ von 76,93 %, das entspricht 300.000 Stimmen von insgesamt 390.000 Stimmen (FAQ, Teil 2, B, I.).

Bei Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (§ 19 Abs. 3 S. 1 Nr. 1b GwG) kann keine Höhe angegeben werden, stattdessen ist hier in dem Eingabefeld „Umfang des wirtschaftlichen Interesses“ konkret anzugeben, woraus die Kontrolle auf sonstige Weise folgt, z. B. „Vetorecht gegen sämtliche Gesellschafterbeschlüsse“ oder „Stimmrechtsvereinbarung für alle Gesellschafterbeschlüsse“ (FAQ, Teil 1, B., II., Nr. 3; Teil 2, A., V.).

Hat die GmbH ihre Geschäftsführer als fiktive wirtschaftlich Berechtigte angemeldet (s. o. zu 6, lit. c), so sind zum Umfang des wirtschaftlichen Interesses keine Angaben zu machen.

Verstirbt ein wirtschaftlich Berechtigter und gehen seine Geschäftsanteile an eine Erbengemeinschaft über, so sind alle Miterben als wirtschaftlich Berechtigte mit jeweils 100 % der gemeinschaftlich ererbten Geschäftsanteile anzumelden (FAQ, Teil 1, A., I., Nr. 5).

Die Zusammenrechnung des Umfangs der Beteiligungen mehrerer wirtschaftlich Berechtigter kann mehr als 100 % ergeben.

D. Einsichtnahme in das Transparenzregister

Das Recht zur Einsichtnahme in das Transparenzregister ist in § 23 GwG geregelt. Zugang zu den im Transparenzregister zugänglichen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten einer GmbH haben nach § 23 Abs. 1 GwG

1.    Behörden, Gerichte, bestimmte öffentliche Stellen (§ 2 Abs. 4 GwG),
soweit die Einsichtnahme zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist,
2.    die Verpflichteten,
das sind die Personen, denen das Geldwäschegesetz Pflichten auferlegt (§ 2 GwG), also insbesondere Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen, aber z. B. auch Immobilienmakler sowie Rechtsanwälte und Notare,
sofern die Einsichtnahme zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten gem. § 10 Abs. 3 u. 3a GwG erfolgt,
3.    alle Mitglieder der Öffentlichkeit,
sofern ein berechtigtes Interesse besteht (EuGH Große Kammer, Urt. v. 22. Nov. 2022 – C-37/20, C-601/20, BeckRS 2022, 32382).

Wenn eine Gesellschaft die Einsicht begehrt, um die Angaben der eigenen Eintragung überprüfen zu können (sog. Selbstauskunft), so besteht ein berechtigtes Interesse i. S. d. EuGH-Urteils und damit das Recht auf Einsichtnahme gem. § 23 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 GwG. Unter www.transparenzregister.de finden sich Hinweise und Vorlagen dazu.

Besteht ein Recht zur Einsichtnahme, so ist die registerführende Stelle zur Übermittlung der zugänglichen Daten befugt. Die Einsichtnahme ist nur nach vorheriger Online-Registrierung des Nutzers möglich und kann zum Zweck der Kontrolle, wer Einsicht genommen hat, protokolliert werden. Die registerführende Stelle ist nicht befugt, gegenüber der Gesellschaft offenzulegen, wer Einsicht in die Angaben genommen hat, die diese zu ihren wirtschaftlich Berechtigten gemacht hat (§ 20 Abs. 4 GwG). Allerdings kann der wirtschaftlich Berechtigte Auskunft über die erfolgten Einsichtnahmen verlangen, wobei Einsicht nehmende natürliche Personen nur anonymisiert aufgelistet werden (§ 23 Abs. 8 GwG).

Bei der Einsichtnahme durch Mitglieder der Öffentlichkeit werden nur Monat und Jahr, nicht aber der Tag der Geburt und der Wohnort des wirtschaftlich Berechtigten übermittelt (§ 23 Abs. 1 S. 4 GwG).

Die Einsichtnahme wird auf Antrag des wirtschaftlich Berechtigten eingeschränkt, wenn überwiegende schutzwürdige Interessen des wirtschaftlich Berechtigten der Einsichtnahme entgegenstehen (§ 23 Abs. 2 GwG).

Einzelheiten zur Einsichtnahme sowie zu dem Antrag auf Beschränkung der Einsichtnahme sind geregelt in der Transparenzregistereinsichtnahmeverordnung in der Fassung vom 16. März 2023.

E. Unstimmigkeitsmeldungen 

Die nachträglich eingeführte Vorschrift des § 23a GwG zur Meldung von Unstimmigkeiten soll die Qualität der über das Transparenzregister zugänglichen Daten erhöhen. Sie ergänzt die daneben weiterbestehende Regelung des § 18 Abs. 3 GwG, wonach die registerführende Stelle bei unvollständigen oder unklaren Mitteilungen von der Gesellschaft weitere Informationen verlangen kann. Mit der Einführung der Pflicht zur Meldung von Unstimmigkeiten werden Private zur Erfüllung hoheitlicher Aufgaben eingespannt. Nach der Gesetzesbegründung stellt die Verpflichtung zur Abgabe von Unstimmigkeitsmeldungen durch andere, nach dem Geldwäschegesetz verpflichtete Personen (§ 2 GwG) eine Art Überwachungsmechanismus dar, bei dem die Unternehmen sich gegenseitig überprüfen und auf diese Weise dazu beitragen, dass die Angaben im Transparenzregister zuverlässig, präzise und aktuell sind.

Die Pflicht zur Meldung von Unstimmigkeiten trifft die Verpflichteten, das sind die Personen, denen das Geldwäschegesetz Pflichten auferlegt (§ 2 GwG), also insbesondere Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen, aber z. B. auch Immobilienmakler sowie Rechtsanwälte und Notare.

Eine Unstimmigkeit besteht, wenn Eintragungen fehlen, einzelne Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten abweichen oder wenn abweichende wirtschaftlich Berechtigte ermittelt wurden (§ 23a Abs. 1 S. 4 GWG). Eine solche Unstimmigkeit muss der Verpflichtete ermitteln und dazu überprüfen, ob die ihm aktuell unterbreiteten Angaben aufgrund der Angaben, welche er im Transparenzregister suchen muss, als stimmig zu beurteilen sind.

Stellt der Verpflichtete eine Unstimmigkeit zwischen den im Transparenzregister zugänglichen Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten und den ihm zur Verfügung stehenden Angaben und Erkenntnissen über die wirtschaftlich Berechtigten fest, so muss er eine Unstimmigkeitsmeldung an das Transparenzregister richten (§ 23a Abs. 1 S. 1 GWG); das gilt in der Regel nicht bei Informationen, die der Verpflichtete im Rahmen von Rechtsberatung und Prozessvertretung erlangt hat. Für die Abgabe von Unstimmigkeitsmeldungen ist die vorherige Online-Registrierung des Verpflichteten erforderlich.

Die Identität des Meldenden wird der Gesellschaft nicht offenbart. Die Nichtabgabe einer gebotenen Unstimmigkeitsmeldung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar (§ 56 Abs. 1 S. 1 Nr. 65 GwG). Angesichts dessen ist das Aufkommen an Unstimmigkeitsmeldungen sehr hoch, denn viele besorgte Verpflichtete reichen zu ihrem eigenen Schutz schon bei geringsten Zweifeln Unstimmigkeitsmeldungen ein. Dazu trägt auch bei, dass zumeist jedwede fehlerhafte Sachbehandlung der Verpflichteten als leichtfertig behandelt wird, die von dem Gesetzgeber vorgenommene Differenzierung zwischen Fahrlässigkeit und Leichtfertigkeit unbeachtet bleibt und ein Bußgeld verhängt wird. Immerhin wird aber z. B. die unterlassene Meldung der Abweichung bei Angabe eines Doktortitels nicht geahndet!

Die registerführende Stelle muss die Unstimmigkeitsmeldung prüfen und kann dazu von dem Meldenden und von der Gesellschaft die zur Aufklärung erforderlichen Informationen und Unterlagen verlangen (§ 23a Abs. 3 GWG). Sofern die registerführende Stelle die Unstimmigkeit nicht aufklären kann, wird das Verfahren an das Bundesverwaltungsamt als zuständige Verwaltungsbehörde nach § 36 Abs. 1 Nr. 1 OWiG abgegeben.

F. Gebühren 

Während die Mitteilung der Gesellschaft an das Transparenzregister als solche nicht gebührenpflichtig ist, wird für die Führung des Transparenzregisters von der Gesellschaft eine Jahresgebühr erhoben, die sich ab dem Jahr 2022 auf 20,80 € beläuft; bei Verfolgen eines steuerbegünstigten Zwecks im Sinne der §§ 52 bis 54 AO werden auf Antrag keine Gebühren festgesetzt. Des Weiteren werden bei Einsichtnahme Gebühren von 1,65 € pro abgerufenem Dokument berechnet.

G. Ordnungswidrigkeiten

Die Pflichten nach dem Geldwäschegesetz sind mit drastischen Bußgeldern bewehrt. Die Vorschrift des § 56 GwG Abs. 1 zählt 74 Ordnungswidrigkeiten-Tatbestände auf, sieben weitere finden sich in Abs. 2, alle mit Geldbußen bis in sechsstellige Größenordnungen bei einfachen Fällen und in Millionenhöhe bei schwerwiegenderen Fällen.

Die elf in § 56 Abs. 1 Nr. 55 bis 65 GwG aufgeführten Bußgeldtatbestände betreffen speziell die Pflichten gegenüber dem Transparenzregister.

Heinz-Peter Verspay
Rechtsanwalt

3. April 2024