Inhaltsverzeichnis
Vorbemerkung
1. Gesellschafterversammlung oder schriftliche Beschlussfassung
1.1 Präsenzversammlung
1.2 Virtuelle Versammlung
1.3 Schriftliche Beschlussfassung
2. Gesellschafterversammlung
2.1 Einberufung, Tagesordnung
2.2 Teilnahme, Bevollmächtigte
2.3 Versammlungsleiter
2.4 Beschlussfassung
2.5 Beschlussfeststellung
2.6 Niederschrift
2.7 Vollversammlung
2.8 Gesellschaftsvertragliche Bestimmungen zur Gesellschafterversammlung
3. Schriftliche Beschlussfassung
3.1 Gesetzliche Regelung
3.2 Gesellschaftsvertragliche Bestimmungen
3.3 Entsprechende Geltung der Regelungen zur Gesellschafterversammlung
4. Beschlüsse über Änderungen des Gesellschaftsvertrags
5. Beschlüsse nach dem Umwandlungsgesetz
6. Fehlerhafte Beschlüsse
Die Gesellschafter treffen ihre Entscheidungen durch Gesellschafterbeschlüsse, welche nach § 48 GmbHG grundsätzlich in einer Gesellschafterversammlung gefasst werden. Gesetzliche Bestimmungen zur Gesellschafterversammlung finden sich in §§ 46 bis 51 GmbHG, doch steht es den Gesellschaftern weitgehend frei, durch den Gesellschaftsvertrag anderweitige Regelungen zu treffen (§ 45 GmbHG).
1. Gesellschafterversammlung oder schriftliche Beschlussfassung
Gesellschafterbeschlüsse können in Gesellschafterversammlungen oder schriftlich ohne Abhaltung einer Versammlung gefasst werden; Gesellschafterversammlungen wiederum können als Präsenzversammlung oder als virtuelle Versammlung durchgeführt werden (§ 48 GmbHG).
1.1 Präsenzversammlung
Das vom Gesetzgeber vorgesehene Regelverfahren für die Herbeiführung von Gesellschafterbeschlüssen ist die als Präsenzversammlung abgehaltene Gesellschafterversammlung, bei der die teilnehmenden Gesellschafter in dem Versammlungsraum gleichzeitig physisch anwesend sind.
1.2 Virtuelle Versammlung
Bei einer als virtuelle Versammlung abgehaltenen Gesellschafterversammlung nehmen die teilnehmenden Gesellschafter fernmündlich oder mittels Videokommunikation an der Versammlung teil. Dabei müssen sie in einer Konferenzschaltung gleichzeitig teilnehmen und in der Lage sein, sämtliche Gesellschafterrechte einschließlich des Frage- und Rederechts auszuüben. Das sukzessive Telefonieren des Versammlungsleiters mit den Gesellschaftern oder eine sukzessive Videokommunikation stellt keine Versammlung dar.
Umfasst ist die gleichzeitige Verwendung beider Formen der Konferenzschaltung zur Durchführung einer gemischten virtuellen Versammlung, bei der einzelne Gesellschafter fernmündlich und andere mittels Videokommunikation teilnehmen, sowie eine kombinierte Beschlussfassung in einer gemischten Versammlung mit einer Kombination aus Präsenzversammlung und virtueller Versammlung, bei der einzelne Gesellschafter in dem Versammlungsraum physisch präsent sind und andere im Wege einer Telefon- oder Videokonferenz an der Versammlung teilnehmen (Ziemons/Jaeger/Pöschke-Schindler, BeckOK GmbHG, 57. Edition, Rn. 96b u. 99 zu § 48 GmbHG).
Eine virtuelle Versammlung darf nach § 48 Abs. 1 S. 2 GmbHG nur abgehalten werden, wenn sämtliche Gesellschafter sich damit in Textform einverstanden erklären.
Die Textform wird gewahrt durch Abgabe einer Erklärung in Papierform (insbesondere Fotokopie, Telefax), in elektronischer Form (z. B. E-Mail, Computerfax, SMS, Messenger-Dienste) und durch die strengere Schriftform.
1.3 Schriftliche Beschlussfassung
Die Herbeiführung von Gesellschafterbeschlüssen ohne Abhaltung einer Gesellschafterversammlung ist geregelt in § 48 Abs. 2 GmbHG; siehe dazu Ziff. 3.
2. Gesellschafterversammlung
Die Geschäftsführer sind für die Einberufung von Gesellschafterversammlungen zuständig (§ 49 Abs. 1 GmbHG). Hat die Gesellschaft mehrere Geschäftsführer, so ist jeder von ihnen - unabhängig von seiner Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis - allein dazu berechtigt. Das umfasst auch die Befugnis, von der Einberufung einer Gesellschafterversammlung abzusehen und eine schriftliche Beschlussfassung (§ 48 Abs. 2 GmbHG) in die Wege zu leiten.
Die Geschäftsführer können, wenn eine Gesellschafterversammlung abgehalten werden soll, des Weiteren bestimmen, dass diese als virtuelle Versammlung (fernmündlich oder mittels Videokommunikation), als gemischte virtuelle Versammlung oder als gemischte Versammlung durchgeführt wird. Auch wenn das dann in der Regel so durchgeführt wird, bedeutet das aber nicht, dass die Gesellschafter an diese Verfahrensweise gebunden sind; sie können sich einvernehmlich im Rahmen ihrer Allzuständigkeit darüber hinwegsetzen und eine anderweitige Entscheidung über die Art und Weise der Beschlussfassung treffen.
Beschlussfassungen müssen nicht von den Geschäftsführern initiiert werden. Gesellschafter, deren Geschäftsanteile zusammen mindestens 10 % des Stammkapitals entsprechen, können nach § 50 GmbHG die Einberufung einer Gesellschafterversammlung bzw. Ergänzung der Tagesordnung verlangen. Der Gesellschaftsvertrag kann ein niedrigeres Quorum bestimmen oder zulassen, dass jeder einzelne Gesellschafter von der Gesellschaft die Einberufung bzw. Ergänzung verlangen oder sogar selbst die Einberufung oder Ergänzung der Tagesordnung vornehmen kann. Daneben kann jeder Gesellschafter auch ohne eine entsprechende gesellschaftsvertragliche Regelung die schriftliche Beschlussfassung gem. § 48 Abs. 2 GmbHG einleiten.
Im Übrigen können die Gesellschafter, wenn sie sich alle einig sind, zu jeder Zeit und an jedem Ort auch ohne Einberufung oder sonstige Mitwirkungshandlungen der Geschäftsführer eine Gesellschafterversammlung als Vollversammlung (s. Ziff. 2.7) abhalten oder eine schriftliche Beschlussfassung ohne Versammlung herbeiführen.
Die Durchführung einer Gesellschafterversammlung ist von den Geschäftsführern unter Berücksichtigung der gesetzlichen und gesellschaftsvertraglichen Bestimmungen vorzubereiten. Zu dem Ablauf einer Gesellschafterversammlung trifft das GmbH-Gesetz nur wenige Bestimmungen.
2.1 Einberufung, Tagesordnung
Die Einberufung der Gesellschafterversammlung und die Ankündigung der Tagesordnung sind in §§ 49 bis 51 GmbHG geregelt. Diese Bestimmungen gelten gleichermaßen für die Präsenzversammlung und für die virtuelle Versammlung. Sofern eine gesetzliche oder gesellschaftsvertragliche Verpflichtung zur Einberufung und Durchführung einer Gesellschafterversammlung besteht, wird diese Verpflichtung auch mit einer virtuellen Versammlung erfüllt.
Hervorzuheben ist die Verpflichtung der Geschäftsführer zur Einberufung der ordentlichen Gesellschafterversammlung, die jährlich über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung zu beschließen hat, und zu der unverzüglich nach der Aufstellung des Jahresabschlusses einzuladen ist (§ 42a GmbHG). Eine außerordentliche Gesellschafterversammlung muss bei einer normalen GmbH einberufen werden, wenn der Verlust der Hälfte des Stammkapitals eingetreten ist (Verlustanzeige), bei einer Unternehmergesellschaft im Falle der drohenden Zahlungsunfähigkeit (§ 49 Abs. 3, § 5a Abs. 4 GmbHG). Auch diese beiden gesetzlich vorgeschriebenen Gesellschafterversammlungen dürfen als virtuelle Versammlungen durchgeführt werden.
Die Einberufung einer Präsenzversammlung ebenso wie einer virtuellen Versammlung erfolgt durch Einladung der Gesellschafter mittels eingeschriebener Briefe. Der Gesellschaftsvertrag kann die Einberufung etwa in der Weise erschweren, dass er zusätzlich die Bekanntmachung der Einberufung im Bundesanzeiger oder durch E-Mail verlangt. Er kann auch Erleichterungen bestimmen, insbesondere Gestattung der mündlich, telefonisch, schriftlich gegen Empfangsbekenntnis oder durch Telefax oder ausschließlich durch E-Mail zu bewirkenden Einladung.
Die Einberufung der Gesellschafterversammlung ist mit einer Frist von mindestens einer Woche zu bewirken; der Gesellschaftsvertrag kann eine längere, nicht aber eine kürzere Einberufungsfrist vorsehen. Die meisten Gesellschaftsverträge sehen eine Einberufungsfrist von zwei Wochen vor.
Die Einberufung muss die exakte Firmierung der GmbH sowie Zeit und Ort der Versammlung angeben. Ort der Gesellschafterversammlung ist regelmäßig der in dem Gesellschaftsvertrag bestimmte Sitz der Gesellschaft. Der Gesellschaftsvertrag kann auch einen anderen oder mehrere andere Versammlungsorte bestimmen, auch im Ausland. Mitzuteilen ist auch die Anschrift des Versammlungslokals, zumeist die Geschäftsräume der Gesellschaft.
Weitere Angaben sind bei Einberufung einer virtuellen Gesellschafterversammlung, einer gemischten virtuellen Gesellschafterversammlung oder einer gemischten Gesellschafterversammlung (zu diesen Versammlungsformaten siehe oben zu Ziff. 1.2) erforderlich:
Bei einer ausschließlich fernmündlich oder mittels Videokommunikation abgehaltenen virtuellen Gesellschafterversammlung und bei einer gemischten virtuellen Versammlung mit beiden Kommunikationsformen nebeneinander ist das Kommunikationsmittel – Telefon oder Video – und die technische Plattform (z. B. Onlineplattform), über die die Gesellschafter teilnehmen können, in der Einladung genau zu bezeichnen. Der Festlegung und Mitteilung eines Versammlungslokals bedarf es in diesen Fällen nicht.
Die Einberufung einer gemischten Gesellschafterversammlung enthält sowohl die Anschrift des Versammlungslokals für die physisch erscheinenden Gesellschafter als auch das Kommunikationsmittel und die technische Plattform für die virtuell teilnehmenden Gesellschafter.
Mit der Einberufung soll die Tagesordnung angekündigt werden. Aufzuführen sind in der Tagesordnung alle Punkte, über die Beschluss gefasst oder auch nur beraten werden soll. Sie müssen so genau bezeichnet werden, dass der einberufene Gesellschafter sich ein hinreichendes Bild machen kann, worum es geht. Die Übermittlung von ausformulierten Beschlussvorschlägen (vgl. § 124 Abs. 3 AktG) ist zwar nicht vorgeschrieben, wohl aber ratsam. Wird die Tagesordnung nicht mit der Einberufung mitgeteilt, so ist dies bis spätestens drei Tage vor der Gesellschafterversammlung nachzuholen (§ 51 Abs. 4 GmbHG).
Steht eine Abänderung des Gesellschaftsvertrags auf der Tagesordnung, so reicht es aus, deren Inhalt zu umschreiben. Aber auch wenn das nicht vorgeschrieben ist, so ist es doch zumindest sinnvoll, den Wortlaut der vorgeschlagenen Änderung mitzuteilen. Bei einer Kapitalerhöhung sind Art und Ausmaß der Erhöhung sowie ein etwaiger Bezugsrechtsausschluss anzukündigen. Soll die Gesellschafterversammlung über einen Unternehmensvertrag beschließen, so ist der wesentliche Inhalt des Vertrags bekanntzumachen. Ist Gegenstand der Beschlussfassung eine Verschmelzung, müssen den Gesellschaftern der Verschmelzungsvertrag oder sein Entwurf und der Verschmelzungsbericht mit der Einberufung übersandt werden (§ 47 UmwG); das gilt entsprechend bei einer Spaltung (§ 125 S. 1 UmwG). Soll die Gesellschafterversammlung einen Formwechsel beschließen, haben die Geschäftsführer allen Gesellschaftern spätestens zusammen mit der Einberufung diesen Formwechsel als Gegenstand der Beschlussfassung in Textform anzukündigen und den Formwechselbericht zu übersenden (§ 230 Abs. 1 UmwG).
2.2 Teilnahme, Bevollmächtigte
Zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung sind alle Gesellschafter berechtigt. Das gilt auch für die Inhaber von stimmrechtslosen Geschäftsanteilen. Auch ein Gesellschafter, der wegen § 47 Abs. 4 GmbHG kein Stimmrecht hat, besitzt ein Recht zur Teilnahme. Ein Gesellschafter darf in Begleitung eines Beistands, z. B. eines Rechtsanwalts, teilnehmen, wenn der Gesellschaftsvertrag oder ein Gesellschafterbeschluss das gestattet.
Die Geschäftsführer haben grundsätzlich kein eigenes Teilnahmerecht, können aber von den Gesellschaftern zugelassen und ggf. zur Teilnahme verpflichtet werden. In der Regel wirken die Geschäftsführer bei Gesellschafterversammlungen mit.
Jeder Gesellschafter kann sich durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen (s. § 47 Abs. 3 GmbHG). Die Vollmacht bedarf der Textform. Ein Gesellschafter, der wegen eines Stimmrechtsausschlusses nach § 47 Abs. 4 GmbHG das Stimmrecht nicht selbst ausüben darf, kann das Stimmrecht auch nicht durch eine von ihm bevollmächtigte Person wahrnehmen lassen; ebenso wenig darf der Betroffene seinerseits als Bevollmächtigter eines anderen Gesellschafters an der Abstimmung teilnehmen. Der Gesellschaftsvertrag kann das Recht zur Erteilung von Vollmachten einschränken und z. B. anordnen, dass nur Mitgesellschafter oder nur Angehörige der rechtsberatenden Berufe bevollmächtigt werden dürfen.
2.3 Versammlungsleiter
Die Mitwirkung eines Versammlungsleiters bei der Gesellschafterversammlung der GmbH ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, anders als bei der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft. Bei einem kleinen Gesellschafterkreis ist ein Versammlungsleiter oftmals entbehrlich, wohingegen bei einer GmbH mit einer größeren Zahl von Gesellschaftern kaum auf ihn verzichtet werden kann.
Unterliegt die GmbH der unternehmerischen Mitbestimmung, so ist bei ihr die Bildung eines Aufsichtsrats gem. § 1 Abs. 1 Nr. 3 des Drittelbeteiligungsgesetzes bzw. § 6 Abs. 1 des Mitbestimmungsgesetzes zwingend vorgeschrieben. Der obligatorische Aufsichtsrat wiederum muss einen Aufsichtsratsvorsitzenden wählen (§ 107 AktG bzw. § 27 MitbestG), welchem üblicherweise durch den Gesellschaftsvertrag die Funktion des Versammlungsleiters zugewiesen wird und der gesetzlich zur Beschlussfeststellung verpflichtet ist.
Hat die GmbH einen Aufsichtsrat freiwillig durch den Gesellschaftsvertrag gebildet (§ 52 Abs. 1 GmbHG), so kann bei der gebotenen Regelung der Rechtsverhältnisse des Aufsichtsrats angeordnet werden, dass ein Aufsichtsratsvorsitzender gewählt wird, dem die Versammlungsleitung und darüber hinaus die Befugnis zur Beschlussfeststellung übertragen ist.
In den meisten Fällen ist eine GmbH mitbestimmungsfrei und hat keinen Aufsichtsrat. Hier kann und sollte der Gesellschaftsvertrag regeln, dass bei Gesellschafterversammlungen ein Versammlungsleiter zu bestellen ist, ferner dass dieser zur Beschlussfeststellung befugt ist. Zum Versammlungsleiter bestimmt der Gesellschaftsvertrag üblicherweise einen Geschäftsführer, der wiederum namens der Gesellschaft die Leitung einem Rechtsanwalt übertragen kann. In Betracht kommt auch die Regelung, dass der teilnehmende Gesellschafter, der die höchste Beteiligungsquote innehat oder an Lebensjahren der älteste Gesellschafter ist, die Versammlung leitet. Verlangt der Gesellschaftsvertrag die Bestellung eines Versammlungsleiters nur dem Grunde nach und ohne zu bestimmen, wer diese Funktion übernimmt, so muss die Gesellschafterversammlung sich einen Leiter wählen.
Dem Versammlungsleiter obliegt die Vorbereitung der Gesellschafterversammlung unter Beachtung des Gesellschaftsvertrags und der gesetzlichen Vorschriften. Er eröffnet und schließt die Gesellschafterversammlung und kann eine etwa gebotene Unterbrechung anordnen. Sofern eine virtuelle Gesellschafterversammlung ohne physische Präsenz aller Gesellschafter stattfindet, muss er prüfen, ob die in Ziff. 2.1 dargestellten besonderen Voraussetzungen dafür eingehalten sind. Nicht vorgeschrieben, aber zweckmäßig ist die Errichtung eines Teilnehmerverzeichnisses, dessen Richtigkeit er gegebenenfalls prüfen sollte. Bei der Eröffnung der Gesellschafterversammlung stellt er die Ordnungsmäßigkeit der Einberufung fest. Der Versammlungsleiter sorgt dafür, dass die Tagesordnung ordnungsgemäß und innerhalb angemessener Zeit erledigt wird, gibt den Gesellschaftern Gelegenheit, zu jedem Tagesordnungspunkt Fragen und Anträge zu stellen, und leitet die Beschlussfassung.
2.4 Beschlussfassung
Das Stimmrecht der Gesellschafter richtet sich nach den Nennbeträgen der von ihnen gehaltenen Geschäftsanteile. Jeder Euro eines Geschäftsanteils gewährt eine Stimme; bei Bestehen von Mehrstimmrechten ist die Zahl der Stimmen entsprechend höher, wohingegen aus stimmrechtslosen Geschäftsanteilen naturgemäß kein Stimmrecht ausgeübt werden kann.
Bei der Beschlussfassung über bestimmte Gegenstände sind Stimmrechtsausschlüsse zu beachten. Nach § 47 Abs. 4 GmbHG hat ein Gesellschafter kein Stimmrecht, wenn er durch die Beschlussfassung entlastet oder von einer Verbindlichkeit befreit werden soll (§ 47 Abs. 4 S. 1), ferner wenn die Beschlussfassung die Vornahme eines Rechtsgeschäfts oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits ihm gegenüber betrifft (§ 47 Abs. 4 S. 2). Die Vorschriften des § 47 Abs. 4 S. 1 und S. 2 Alt. 2 GmbHG sind zwingend, wohingegen der Gesellschaftsvertrag das Stimmverbot betreffend die Vornahme eines Rechtsgeschäfts gegenüber einem Gesellschafter (§ 47 Abs. 4 S. 2 Alt. 1 GmbHG) aufheben kann. Wer einem Stimmrechtsausschluss unterliegt, darf sich nicht an der Abstimmung beteiligen, auch nicht in der Weise, dass er sich der Stimme enthält.
Gesellschafterbeschlüsse kommen grundsätzlich mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (einfache Stimmenmehrheit) zustande. Die einfache Stimmenmehrheit ist erreicht, wenn die Zahl der gültigen Ja-Stimmen die der gültigen Nein-Stimmen um wenigstens eine übertrifft. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen werden dabei nicht mitgezählt. Das Gesetz und der Gesellschaftsvertrag können eine größere Mehrheit bestimmen. So bedürfen nach dem Gesetz insbesondere die Abänderung des Gesellschaftsvertrags (einschließlich Kapitalerhöhung und Kapitalherabsetzung) einer Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, wobei der Gesellschaftsvertrag noch andere Erfordernisse (§ 53 Abs. 2 S. 2 GmbHG) aufstellen und eine größere Mehrheit bestimmen kann.
Die Abstimmung und ggf. die Beschlussfeststellung schließen die Behandlung eines Beschlusspunktes ab. Die Abstimmung erfolgt durchweg nach jedem Tagesordnungspunkt, könnte aber bei Vorhandensein einer großen Zahl von Gesellschaftern zwecks Straffung der Abläufe auch für mehrere oder alle Punkte gebündelt durchgeführt werden. Nach erfolgter Abstimmung werden die abgegebenen Stimmen ausgewertet, d. h. es wird nachgezählt, wieviele Stimmen für und gegen einen Antrag abgegeben wurden und wie hoch die Zahl der Stimmenthaltungen ist. Die teilnehmenden Gesellschafter und Bevollmächtigten nehmen das Ergebnis der Auszählung in der Regel unmittelbar aus eigener Anschauung wahr.
2.5 Beschlussfeststellung
Der Gesellschaftsvertrag kann bestimmen, dass die Gesellschafterversammlung von einem Versammlungsleiter geleitet wird und außerdem, dass dieser zur Beschlussfeststellung (vgl. § 130 Abs. 2 AktG) ermächtigt ist. Trifft der Gesellschaftsvertrag keine solchen Bestimmungen, kann die Gesellschafterversammlung mit einfacher Mehrheit der Stimmen einen Versammlungsleiter bestellen. Sie kann darüber hinaus, sofern alle zu der Gesellschafterversammlung erschienenen Gesellschafter zustimmen, dem Versammlungsleiter die Berechtigung zur verbindlichen Feststellung des Beschlussergebnisses übertragen. In diesen Fällen endet die Beschlussfassung mit der Beschlussfeststellung durch den Versammlungsleiter.
Wenn ein dazu ermächtigter Versammlungsleiter einen Gesellschafterbeschluss festgestellt hat, ist der Beschluss erst einmal wirksam und bindet die Gesellschaft und alle Gesellschafter. Die Bindung entfällt erst und nur dann, wenn eine gegen den Beschluss erhobene Anfechtungsklage (s. Ziff. 6) mit Erfolg durchgeführt worden ist. Fehlt es an einer Beschlussfeststellung, führt die von einem Gesellschafter erhobene Klage gegen einen ihm als mangelhaft erscheinenden Gesellschafterbeschluss dazu, dass der Beschluss bis auf weiteres keine Verbindlichkeit erlangt. Dann bringt erst die gerichtliche Entscheidung Klarheit darüber, ob der Beschluss für die Gesellschaft und die Gesellschafter bindende Wirkung hat oder nicht. Ein derartiger Schwebezustand belastet die Gesellschaft und die Gesellschafter und sollte durch eine gesellschaftsvertragliche Regelung zur Beschlussfeststellung von vornherein abgewendet werden.
2.6 Niederschrift
Bei der GmbH ist im Regelfall die Protokollierung der Gesellschafterversammlung gesetzlich nicht vorgeschrieben. Abweichend davon muss der alleinige Gesellschafter einer Einpersonen-GmbH nach einer Beschlussfassung unverzüglich eine Niederschrift aufnehmen und unterschreiben (§ 48 Abs. 3 GmbHG), wobei die Nichtbeachtung dieser Formvorschrift ohne Rechtsfolgen bleibt, insbesondere zieht sie nicht die Unwirksamkeit des Beschlusses nach sich. Der Niederschrift durch den beurkundenden Notar bedürfen Beschlüsse zur Änderung des Gesellschaftsvertrags, zu Unternehmensverträgen und zur Umwandlung nach dem Umwandlungsgesetz.
Üblicherweise wird die Protokollierung durch den Gesellschaftsvertrag ausdrücklich angeordnet. Zumeist wird dabei geregelt, dass die Niederschrift die Gesellschafterbeschlüsse sowie Tag, Ort und Teilnehmer der Versammlung, die Gegenstände der Tagesordnung, den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen, das Ergebnis der Abstimmung und die Feststellungen des Versammlungsleiters über die Beschlussfassung enthält. Ist ein Versammlungsleiter bestellt, so obliegt diesem die Aufnahme der Niederschrift auch ohne eine dahingehende Anordnung des Gesellschaftsvertrags.
2.7 Vollversammlung
Kommen alle Gesellschafter persönlich oder durch Bevollmächtigte vertreten physisch oder virtuell zusammen, so können sie Gesellschafterbeschlüsse fassen, auch wenn eine Gesellschafterversammlung nicht oder nicht ordnungsgemäß einberufen worden ist. Voraussetzung für die Beschlussfähigkeit einer solchen Vollversammlung ist allerdings, dass alle Gesellschafter sich mit der Beschlussfassung einverstanden erklären (s. § 51 Abs. 3 GmbHG). Dabei kann sich jeder Gesellschafter vorbehalten, der Beschlussfassung nicht zu allen, sondern nur zu einzelnen der vorgeschlagenen Themen zuzustimmen. Der alleinige Gesellschafter einer Einpersonen-GmbH bildet stets eine Vollversammlung und kann deshalb jederzeit Gesellschafterbeschlüsse fassen.
2.8 Gesellschaftsvertragliche Bestimmungen zur Gesellschafterversammlung
Der Gesellschaftsvertrag kann die gesetzlichen Vorgaben zur Gesellschafterversammlung sowohl verschärfen als auch erleichtern.
Die Durchführung einer Gesellschafterversammlung als virtuelle Versammlung bedarf keiner Gestattung durch den Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschafterbeschluss, für sie bildet die gesetzliche Bestimmung des § 48 Abs. 1 S. 2 GmbHG die rechtliche Grundlage. Umgekehrt kann der Gesellschaftsvertrag aber die Durchführung virtueller Versammlungen ausschließen.
Der Gesellschaftsvertrag sollte die Durchführung einer gemischten virtuellen Versammlung mit der gleichzeitigen Verwendung beider Formen der Konferenzschaltung ausdrücklich vorsehen. Das ist zwar nicht Voraussetzung für deren Zulässigkeit, doch bleibt dadurch stets gegenwärtig, dass die Gesellschafter diese sinnvolle Handhabung wünschen.
Das gilt entsprechend für die kombinierte Beschlussfassung in einer gemischten Gesellschafterversammlung mit physisch präsenten und mit virtuell teilnehmenden Gesellschaftern. Der Gesellschaftsvertrag sollte für den Fall der Einberufung einer gemischten Gesellschafterversammlung mit kombinierter Beschlussfassung vorschreiben, dass die Gesellschafter sich zu der Versammlung anmelden und dabei angeben, ob sie persönlich erscheinen oder virtuell teilnehmen. Damit wird den Geschäftsführern die Vorbereitung der gemischten Gesellschafterversammlung erheblich erleichtert.
Durch den Gesellschaftsvertrag kann das gesetzliche Erfordernis des Einverständnisses sämtlicher Gesellschafter zu der virtuellen Abhaltung der Gesellschafterversammlung erleichtert werden dahin, dass lediglich eine einfache Mehrheit oder eine bestimmte höhere Mehrheit sämtlicher Gesellschafter damit einverstanden sein muss. Voraussetzung ist, dass stets sämtliche Gesellschafter zur Erteilung des Einverständnisses aufgefordert werden und sie somit allesamt die Gelegenheit zur Teilnahme an der Abstimmung über die virtuelle Durchführung haben.
3. Schriftliche Beschlussfassung
3.1 Gesetzliche Regelung
Nach der gesetzlichen Regelung kommen zwei Arten der Beschlussfassung bei der Herbeiführung von Gesellschafterbeschlüssen ohne Abhaltung einer Gesellschafterversammlung in Betracht (§ 48 Abs. 2 GmbHG):
Alternative 1: Zustimmung sämtlicher Gesellschafter zu einem bestimmten Beschlussantrag
Dies betrifft die Abstimmungen, bei denen der Initiator des Umlaufverfahrens davon ausgeht, dass sich die Gesellschafter in der Sache einig sind. Der Beschluss kommt zustande, wenn alle Gesellschafter sich mit der zu treffenden Bestimmung in Textform einverstanden erklären.
Alternative 2: Zustimmung sämtlicher Gesellschafter zur schriftlichen Stimmabgabe
Hier geht es um Beschlüsse, bei denen nicht die Zustimmung aller Gesellschafter zu den Beschlüssen erwartet wird, wohl aber, dass sie alle zur Vermeidung einer Präsenzversammlung damit einverstanden sind, über die Beschlussvorschläge schriftlich abzustimmen. Das Umlaufverfahren gem. Alt. 2 ist zulässig, sofern sich sämtliche Gesellschafter mit der schriftlichen Stimmgabe in Textform einverstanden erklärt haben. Das Gesetz besagt, dass die Stimmabgabe der Schriftform bedarf, wohingegen für die Einverständniserklärung mit der schriftlichen Stimmabgabe die Textform ausreicht. Ein Beschluss kommt zustande, wenn die erforderliche Mehrheit der abgegebenen Stimmen für den Beschlussantrag erreicht wird.
3.2 Gesellschaftsvertragliche Bestimmungen
Der Gesellschaftsvertrag kann die gesetzlichen Regelungen zur schriftlichen Beschlussfassung abändern.
Zu der Alternative 1:
Nach der gesetzlichen Vorschrift ist es erforderlich, dass sämtliche Gesellschafter in Textform sich mit der zu treffenden Bestimmung einverstanden erklären.
Der Gesellschaftsvertrag kann das abmildern und bestimmen, dass für den zu fassenden Beschluss eine einfache Mehrheit oder eine bestimmte höhere Mehrheit sämtlicher Gesellschafter ausreicht. Zwingend ist aber, dass die Aufforderung zur Teilnahme an der Beschlussfassung an sämtliche Gesellschafter gerichtet werden muss.
Beispiel einer gesellschaftsvertraglichen Regelung zu Alt. 1:
Der Abhaltung einer Gesellschafterversammlung über die zu treffenden Bestimmungen bedarf es nicht, wenn
- sämtliche Gesellschafter in Textform zur Teilnahme an der Beschlussfassung ohne Versammlung mit einer Frist von zwei Wochen aufgefordert worden sind,
- die einfache (oder eine bestimmte höhere) Mehrheit sämtlicher Gesellschafter in Textform die Zustimmung zur der Beschlussfassung ohne Versammlung erteilt,
- die einfache (oder eine bestimmte höhere) Mehrheit der der Beschlussfassung zustimmenden (oder sämtlicher) Gesellschafter sich in Textform mit den zu treffenden Bestimmungen einverstanden erklärt.
Eine derartige Regelung ermöglicht das Zustandekommen eines schriftlichen Beschlusses auch dann, wenn die zur Teilnahme an der Beschlussfassung aufgeforderten Gesellschafter nicht alle an der Beschlussfassung mitwirken oder nicht alle von ihnen für den Beschluss stimmen. Das ist vergleichbar mit einer Präsenzversammlung, wo ein Beschluss auch dann wirksam gefasst wird, wenn nicht alle Eingeladenen erscheinen und von den Erschienenen nicht alle für den vorgeschlagenen Beschluss stimmen.
Zu der Alternative 2:
Nach der gesetzlichen Bestimmung müssen sich sämtliche Gesellschafter in Textform mit der schriftlichen Abgabe der Stimme einverstanden erklären.
Der Gesellschaftsvertrag kann vorsehen, dass erstens nicht das Einverständnis sämtlicher Gesellschafter, sondern lediglich einer einfachen oder einer bestimmten höheren Mehrheit von ihnen mit der Beschlussfassung gem. § 48 Abs. 2 Alt. 2 GmbHG erforderlich ist, und zweitens, dass die Abgabe der Stimme in Textform und nicht schriftlich erfolgen muss.
Eine gesellschaftsvertragliche Regelung zur Beschlussfassung gem. § 48 Abs. 2 Alt. 2 GmbHG ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn nicht die oben vorgestellte Abmilderung des § 48 Abs. 2 Alt. 1 GmbHG erfolgt, denn bei deren Geltung ist das Prozedere gem. Alt. 2 stets überflüssig.
3.3 Entsprechende Geltung der Regelungen zur Gesellschafterversammlung
Bei einer schriftlichen Beschlussfassung ohne Versammlung nach Maßgabe der gesetzlichen Regelung des § 48 Abs. 2 GmbHG kann jeder Gesellschafter das Zustandekommen eines Beschlusses bei etwaigen Unklarheiten durch schlichtes Nichtstun abwenden. Das gilt aber dann nicht, wenn aufgrund des Gesellschaftsvertrags Mehrheitsbeschlüsse zulässig sind. Daher müssen die Geschäftsführer zum Schutz der Minderheit bei der Einleitung und Durchführung der schriftlichen Beschlussfassung die Anwendbarkeit der gesetzlichen und gesellschaftsvertraglichen Vorschriften prüfen. Direkt oder mittelbar anwendbar sind die Vorschriften über:
- Form und Frist der Aufforderung an alle Gesellschafter zur Teilnahme an der schriftlichen Beschlussfassung,
- Formulierung der Beschlussgegenstände,
- Vertretung von Gesellschaftern durch Bevollmächtigte,
- Stimmrechtsausschlüsse
- Versammlungsleitung (hier: Abstimmungsleitung),
- Beschlussfassung,
- Beschlussfeststellung,
- Niederschrift.
Darüber hinaus ist den Gesellschaftern bei der Einleitung der Beschlussfassung mitzuteilen, auf welchem Wege dem Abstimmungsleiter die Einverständniserklärungen zu übermitteln sind.
Verstöße können die Fehlerhaftigkeit von Beschlüssen zur Folge haben, s. dazu Ziff. 6.
4. Änderungen des Gesellschaftsvertrags
Sofern der von den Gesellschaftern zu fassende Beschluss auf eine Abänderung des Gesellschaftsvertrags zielt, sind im Hinblick auf die Beurkundungspflicht gesetzliche Einschränkungen bei der Herbeiführung der Beschlussfassung zu berücksichtigen.
Grundsätzlich werden Beschlüsse über Abänderungen des Gesellschaftsvertrags in einer Präsenzversammlung gefasst, an der auf Ersuchen der Gesellschaft ein Notar teilnimmt. Ort der Präsenzversammlung sind entweder die Geschäftsräume der Gesellschaft, ein von der Gesellschaft bestimmtes sonstiges Versammlungslokal oder die Amtsräume des Notars. Bei einer Präsenzversammlung unter Mitwirkung eines Notars werden die Formerfordernisse durchweg ohne weiteres gewahrt. Der Beschluss über die Änderung des Gesellschaftsvertrags bedarf einer Mehrheit von drei Vierteilen der abgegebenen Stimmen (§ 53 Abs. 2 S. 1 GmbH).
Die Gesellschafter können den Beschluss über die Änderung des Gesellschaftsvertrags auch mittels Videokommunikation, bei der kein Beteiligter oder nicht alle Beteiligten bei dem Notar körperlich anwesend sind, beurkunden lassen. Voraussetzung ist, dass die Beschlussfassung einstimmig erfolgt, d. h. mit allen abgegebenen gültigen Stimmen der teilnehmenden Gesellschafter. Nach noch herrschender Meinung steht eine Stimmenthaltung der Einstimmigkeit entgegen (Leo NZG 2023, 959, 964), deshalb muss der Notar in einem derartigen Fall die Beurkundung abbrechen. Bei der Beschlussfassung mittels Videokommunikation sind die in § 53 Abs. 2 S. 2 GmbHG in Bezug genommenen Regelungen des § 2a Abs. 3 GmbHG entsprechend anzuwenden. Die Beurkundung mittels Videokommunikation muss den Anforderungen der §§ 16a bis 16e des Beurkundungsgesetzes genügen, das betrifft insbesondere die technische Ausstattung des Notariats und die sichere Feststellung der Identität der Beteiligten.
Die Abänderung des Gesellschaftsvertrags ist auch im Wege der schriftlichen Beschlussfassung ohne Abhaltung einer Versammlung (§ 48 Abs. 2 GmbHG) möglich. Zur Herbeiführung des Beschlusses geben die Gesellschafter nacheinander ihre Stimmen zu Protokoll desselben Notars ab, der hierüber eine Urkunde erstellt, oder zu Protokoll verschiedener Notare, die ihre Urkunden an den von der Gesellschaft beauftragten und von dieser zur Entgegennahme der Stimmen bevollmächtigten Notar senden.
5. Beschlüsse nach dem Umwandlungsgesetz
Ein von den Gesellschaftern nach den Bestimmungen des Umwandlungsgesetzes zu fassender Beschluss über die Zustimmung zu einem Verschmelzungsvertrag (§ 13 Abs. 1 S. 2 UmwG), einer Spaltung (§ 125 S. 1 UmwG) oder einem Formwechsel (§ 193 Abs. 1 S. 2 UmwG) kann nur in einer „Versammlung der Anteilsinhaber“ gefasst werden. Damit ist bei diesen Beschlussgegenständen die schriftliche Beschlussfassung ohne Abhaltung einer Versammlung gem. § 48 Abs. 2 GmbHG ausgeschlossen.
Die für den Beschluss nach dem Umwandlungsgesetz zuständige „Versammlung der Anteilsinhaber“ ist bei der GmbH die Gesellschafterversammlung. Zwar kann nach der Systematik des GmbH-Gesetzes eine Gesellschafterversammlung grundsätzlich sowohl als Präsenzversammlung wie auch als virtuelle Versammlung durchgeführt werden, weshalb auch eine virtuelle Versammlung eine „Versammlung der Anteilsinhaber“ gemäß den umwandlungsrechtlichen Bestimmungen darstellt und dieses Format somit nicht von vornherein ausgeschlossen ist.
Jedoch ist zu berücksichtigen, dass umwandlungsrechtliche Beschlüsse beurkundungspflichtig sind, siehe §§ 13 Abs. 3 S. 1, 125 S. 1, 193 Abs. 3 UmwG. Der Gesetzgeber hat zur Zulässigkeit der virtuellen Versammlung bei umwandlungsrechtlichen Beschlüssen keine ausdrückliche Regelung getroffen, weder positiv die notarielle Beurkundung von umwandlungsrechtlichen Beschlüssen mittels Videokommunikation gestattet noch negativ sie untersagt. Die Rechtsprechung und das Schrifttum haben sich bislang – soweit ersichtlich – mit diesem Thema noch nicht befasst. Wünschenswert wäre, dass entweder der Gesetzgeber nachbessert oder die Rechtsprechung eine Lösung findet. So könnte der Gesetzgeber zumindest für den Fall der einstimmigen Beschlussfassung die entsprechende Anwendung des § 53 Abs. 2 S. 2 GmbHG anordnen, wodurch die notarielle Beurkundung mittels Videokommunikation ermöglicht würde. Bliebe der Gesetzgeber untätig, könnte die Rechtsprechung durch Auslegung zu demselben Ergebnis kommen mit dem Argument, dass die Umwandlung wie ein besonderer Fall der Abänderung des Gesellschaftsvertrags behandelt werden kann.
Die rechtliche Entwicklung bleibt abzuwarten, bis auf weiteres führt der „sichere Weg“ deshalb allein über die Präsenzversammlung.
6. Fehlerhafte Beschlüsse
Gesellschafterbeschlüsse können fehlerhaft sein mit der Folge, dass sie anfechtbar oder sogar nichtig sind. Ein nichtiger Beschluss ist und bleibt unwirksam, sofern er nicht geheilt wird. Ein anfechtbarer Beschluss wird nur dann unwirksam, wenn ihn das Prozessgericht nach Anfechtungsklage eines Gesellschafters für nichtig erklärt.
Nichtig sind Beschlüsse nur bei besonders schweren, gesetzlich abschließend aufgeführten Fehlern. Die Nichtigkeit von Beschlüssen aufgrund von Bestimmungen des GmbH-Gesetzes ist von geringer praktischer Bedeutung, denn das Gesetz ordnet lediglich bei der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln für zwei bestimmte Fälle die Nichtigkeit von Beschlüssen an. Allerdings werden bei der GmbH die aktienrechtlichen Bestimmungen zur Nichtigkeit entsprechend angewandt. Nichtig ist ein Beschluss nach der analog anzuwendenden Vorschrift des § 241 AktG insbesondere dann, wenn er in einer Gesellschafterversammlung gefasst worden ist, die unter Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften einberufen war oder der Beschluss außerhalb einer Gesellschafterversammlung gefasst ist und dabei die Voraussetzungen des § 48 Abs. 1 S. 2 oder § 48 Abs. 2 GmbHG nicht erfüllt sind.
Die Heilung der Nichtigkeit eines Gesellschafterbeschlusses kann nach § 242 AktG eintreten mit der Folge, dass bei Vorliegen der dort genannten Voraussetzungen die Nichtigkeit nicht mehr geltend gemacht werden kann. Das betrifft vor allem Beschlüsse mit Beurkundungsmängeln, die in das Handelsregister eingetragen worden sind, ferner Beschlüsse von fehlerhaft einberufenen Gesellschafterversammlungen, die seit mehr als drei Jahren eingetragen sind.
Auf die Nichtigkeit von Beschlüssen darf sich jedermann berufen. Den Geschäftsführern ist die Ausführung nichtiger Beschlüsse nicht gestattet, insbesondere nicht die Anmeldung zum Handelsregister. Jeder Gesellschafter, jeder Geschäftsführer und jedes Mitglied des Aufsichtsrats kann die Nichtigkeit eines Beschlusses gerichtlich durch Erhebung der nicht fristgebundenen Nichtigkeitsklage (§ 249 AktG) beim Landgericht feststellen lassen.
Anfechtbar ist ein Gesellschafterbeschluss insbesondere bei Verletzung des Gesetzes oder des Gesellschaftsvertrags (vgl. § 243 Abs. 1 AktG). Ist ein Beschluss bereits gem. § 241 AktG als nichtig zu werten, so kommt es auf die Anfechtbarkeit nicht mehr an. Die Anfechtbarkeit wegen einer Verletzung des Gesetzes ist bei einem Verstoß gegen jedwede mit hoheitlicher Geltung versehene Rechtsnorm gegeben. Als Anfechtungsgründe kommen Verfahrensmängel und inhaltliche Verstöße in Betracht. Verfahrensbezogene Anfechtungsgründe sind insbesondere Mängel bei der Einberufung, der Stimmabgabe und der Beschlussfeststellung. Die Anfechtung wegen Verfahrensmängeln erfordert, dass der Verfahrensverstoß für den Beschluss erheblich gewesen ist.
Jeder Gesellschafter ist zur Anfechtung eines Gesellschafterbeschlusses befugt, auch wenn er an der Gesellschafterversammlung nicht teilgenommen hatte Die Anfechtung erfolgt durch Erhebung einer Anfechtungsklage beim Landgericht. Eine Anfechtungsfrist besteht nicht, die bei der Aktiengesellschaft bestehende Monatsfrist gilt bei der GmbH nicht. Dennoch ist die Erhebung der Klage innerhalb eines Monats zu empfehlen, denn dann ist die Anfechtung unzweifelhaft fristgerecht. Zur Anfechtung befugt ist jeder Gesellschafter, auch wenn er an der Gesellschafterversammlung nicht teilgenommen hatte. Gibt das Gericht der Anfechtungsklage statt, so ist der angegriffene Beschluss von Anfang an nichtig (§§ 241 Nr. 5, 248 Abs. 1 AktG).
Heinz-Peter Verspay
Rechtsanwalt
16. Januar 2024
